Chaos in de agenda

Tips van Rolf van Mierlo tijdens het 3e Event voor de Balie Assistent

Uitloop

20160930_080641144_iOSUitloop is de grootste verstoorder van de agenda. Dit kan ontstaan door:

  • De tandarts doet iets extra dat niet gepland stond.
    Hierdoor helpt de tandarts die ene patiënt, maar de agenda wordt een chaos waardoor de andere patiënten in de wachtkamer te laat aan de beurt zijn.
  • De afspraak was fout gepland. Maak gebruik van een blokplanning in plaats van lukraak plannen wanneer het de patiënt uitkomt. Zo heb je namelijk minder kans op gaten in de agenda.
  • De behandeling start te laat. Dit komt niet alleen omdat de patiënt te laat is. Er moet van het hele tandheelkundige team verwacht worden dat ze op tijd zijn. 8 uur is de eerste patiënt. Niet de start van jouw werkdag.
  • De procedure is verkeerd. Plan de tijd dat de kamer bezet is, niet de tijd dat een behandeling duurt. Gebruik briefings met het team aan het begin en einde van iedere shifts om hiaten direct aan te pakken.

Urgenties

Ook urgenties kunnen chaos in de agenda veroorzaken. Kijk dus kritisch naar de verschillende pijnklachten die binnen komen en verdeel ze naar urgentie:

  • Trauma’s. Deze worden direct geholpen en de agenda wordt hiervoor leggeruimd.
  • Urgente pijn. Lig de hele nacht al wakker en bel meteen om 8.01 uur. Deze worden dezelfde dag geholpen.
  • Niet urgente pijn. Ik loop hier al weken mee en de pijn is een 3 op de schaal van 10. Deze kan in dezelfde week geholpen worden op een plek die vrijkomt in de agenda omdat iemand af heeft gezegd. Wanneer het de praktijk uitkomt

Deze urgentie kan je bepalen door een goed belscript op te stellen in de praktijk in overleg met de tandarts. Vraag daarin hoe lang de pijn al duurt en vraag de patiënt een cijfer te geven. Hoeveel tijd je voor spoed moet plannen in de agenda weet je door te meten hoeveel pijnklachten je krijgt aan de telefoon en te meten hoe lang deze afspraken gemiddeld duren. Zo kan je met spoed al rekening houden in de agenda.

No-shows

5% van de afspraken gaat niet goed in de praktijk. dit ;ijkt niet veel en dat valt ook niet erg op tijdens een drukke dag maar omgerekend komt dat neer op 2 weken niets doen per jaar. Dit kan je verminderen door:

  • Laat de behandelaar de patiënt bellen als hij niet komt opdagen
  • Ga met groene, oranje en rode kaarten werken. Eerst een waarschuwing, dan een boete en vervolgens afscheid nemen.
  • Stuur herinneringen per e-mail of sms
  • Vraag een hoog C90 tarief en geen fooi.

Every day a perfect day

IMG_3537Tijdens het 2e Event voor de Balie Assistent gaf Maaike Straathof een lezing over hoe jij slim met agenda planning om kan gaan.

Enkele tips die zij gaf met betrekking tot een aangepaste planning, maar ook wat je kan doen als er gaten in de agenda vallen. Kortom hoe breng je meer structuur in de agenda. Het is belangrijk om dan eerst naar het doel van de agenda te kijken: het spreiden van patiënten.

Vervolgens kijk je naar de capaciteit. Dit kan door te kijken naar:

  • Hoeveel patiënten heb je?
  • Hoeveel kamers heb je?
  • Hoeveel behandelaars heb je?

Dan moet er gekeken worden hoe kan deze het beste gevuld worden en gespreid worden. Tips hiervoor vind je hier.