Hoe vergeet ik de wachtkamer niet?

Deze brief kreeg ik binnen van een trouwe lezer van de nieuwsbrief voor de Balie Assistent.

Beste Anna,

Ben sinds 1 juli dit jaar bij onze tandartspraktijk begonnen als balie assistente.
Totaal geen kennis van tandheelkunde, en wordt binnen de praktijk intern opgeleid. Heb veel aan het handboek voor de balie assistent.

Waar ik tegen aanloop, en niet goed onder de knie krijg, is het in de gaten houden van de wachtkamer.
Ken veel patiënten niet bij hun naam, niet iedereen meldt zich aan, moet dus veel vragen wat hun achternaam is, en in de gaten houden of er niet een al te lange uitloop is.

Er werken 3 tandartsen, over 6 kamers, en vindt de namen van de patiënten niet overzichtelijk in de agenda staan. (Simplex programma). Moet met de muis op de agenda regel gaan staan, f11 intoetsen, dan komt de naam van de patiënt tevoorschijn.

Nu ben ik toch elke keer afgeleid door de vele telefoontjes die tussendoor komen, en de patiënten die uit de behandelkamers komen om vervolg afspraken te maken.

Hoe kan ik mezelf aanleren dat ik de wachtkamer niet ‘vergeet’?
Heeft u misschien ‘de tip’?

Deze vraag heb ik eerst voorgelegd aan de lede van de Facebook pagina van Balie-assistent.nl en ik kreeg al snel een antwoord:

Gebruik je Exquise? Laat dan vanuit de behandelkamers in ieder geval de vinkjes uit de agenda gebruiken. Dan kun je de uitloop makkelijker checken.
Maar op drukke dagen (maandag ) krijg je het altijd maar nauwelijks onder controle.
Wij proberen ook de assistente mee te laten denken. Zij gaat, indien mogelijk, zelf de uitloop melden aan de patiënt.

Allereerst ben ik het met haar eens. Wees niet te hard voor jezelf. Een ervaren balie assistent heeft hier op een drukke maandag ook moeite mee. Probeer er gewoon het beste van te maken.

Je hebt misschien geen Exquise maar ook in Simplex kan je aangeven welke patiënten zich gemeld hebben of jij zelf hebt zien binnenkomen. Zo zie je ook snle welke patiënten geen vinkjes hebben en van deze kan je dan controleren of ze er zijn.

En ja, uitloop gebeurt op de kamers. zij hebben hier beter zicht op. Bespreek met elkaar hoe zij tijdig aan jou of de patiënt kunnen aangeven of er uitloop is, zodat je een nieuwe afspraak kan plannen of de patiënt even een kopje koffie geeft. Dit is niet alleen een verantwoordelijkheid van jou, maar van het hele team.

Simplex indelingen zijn tot een zekere hoogte aan te passen. of het mogelijk is om het voor jou overzichtelijker te maken, dat kan je overleggen met de helpdesk van Ge systems (Simplex). Anders kan een tweede beeldscherm ook uitkomst bieden. zo kan je net iets meer zien zonder te schakelen tussen schermen.

Daarnaast is het moeilijk als je een patiënt aan de balie hebt staan en aan de telefoon en de wachtkamer in de gaten moet houden. Het is dus belangrijk dat je prioriteiten leert stellen. Wie help ik eerst. Je kan best naar een nieuwe patient die binnenkomst knikken als je aan de telefoon bent met een ander. Je weet dan misschien nog niet de naam, maar je weet wel dat er weer eentje aangemeld kan worden. Op deze website vind je ook video’s over prioriteiten stellen aan de balie.

Balie assistent zijn is geen makkelijke taak. Neem dus de tijd om dit te leren. Van een ervaren collega, via de balie bootcamp, het handboek (dat je al hebt), via een online cursus van balie-assistent.nl of gewoon door jouw vragen te stellen aan andere balie assistenten via de Facebookpagina.

Hopelijk heeft dit jou en andere balie assistenten geholpen. Zo niet, schroom dan niet om verder te vragen of zaken aan te vullen.