E-mail managen in de “terug-van-vakantie-hectiek”

Na een heerlijke kerstvakantie kom je uitgerust in de praktijk, zet  je de computer aan en het eerste wat je aantreft is die overvolle mailbox… In deze blog geef ik je concrete tips hoe je meteen na je vakantie kunt afrekenen met al die e-mail.

E-mailstappenplan

  1. De eerste dag na de kerstvakantie is altijd erg druk aan de telefoon. Geef deze dus eerst alle aandacht en ga pas na de grote stortvloed aan de slag met de mailbox;
  1. Hopelijk was de e-mailbox al opgeruimd en leeg voor dat je praktijk sloot voor de feestdagen. Zo niet maak dan een mapje “nog af te handelen”;
  1. Selecteer alle e-mails (Ctrl+A) in de Inbox en sleep ze naar deze map (dus ook de nieuwe vakantie e-mails);
  1. Scan snel de hele lijst met e-mails en verwijder meteen alles wat niet belangrijk is. Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat je de “zinloze” e-mails niet nog veel vaker langs ziet komen en tijd verliest;
  1. Handel alles wat wél belangrijk is en snel afgehandeld kan worden, meteen af;
  1. Alles wat wél belangrijk is , maar waar je meer tijd voor nodig hebt of dat moet worden afgehandeld door jouw collega balie assistent, zet je terug in je Postvak IN (deze had je eerder leeggemaakt);
  1. De rest (wat dus minder belangrijk is maar niet zinloos) laat je even lekker staan en pak je later op als de “terug-van-vakantie-hectiek” een beetje is afgenomen;
  1. De e-mails in je Postvak IN zijn je To-Do-Lijstje, de rest is afgehandeld of komt later. Als je in de Inbox een e-mail laat staan voor jouw collega balie assistent of bijvoorbeeld praktijkmanager, markeer deze dan of geef deze een kleurtje. Dan ziet degene voor wie deze bedoelt is in één oogopslag wat hij/zij moet oppakken.

Succes met het managen van de “terug-van-vakantie-hectiek”!